Polityka prywatności

1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez FK8 Filip Kokoszyński z siedzibą przy ul. Tamka 13, 05-830 Walendów („Administrator”), w związku z korzystaniem z platformy Zoya („Usługa”).

2. Zoya jest platformą CRM/ERP/OSM przeznaczoną wyłącznie dla klientów biznesowych, umożliwiającą zarządzanie klientami, komunikacją, dokumentami, projektami oraz procesami biznesowymi.

3. Korzystanie z Usługi oznacza akceptację zasad opisanych w niniejszej Polityce Prywatności.

1. W związku z korzystaniem z Usługi możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

   • dane identyfikacyjne użytkowników,
   • dane kontaktowe,
   • dane organizacji korzystających z Usługi,
   • dane związane z komunikacją prowadzoną za pośrednictwem Usługi,
   • dane pochodzące z integracji z usługami zewnętrznymi,
   • dane techniczne dotyczące korzystania z Usługi,
   • dane analityczne i statystyczne.

2. Zakres przetwarzanych danych zależy od funkcjonalności wykorzystywanych przez daną organizację.

Na podstawie zgody użytkownika lub administratora organizacji Zoya może uzyskiwać dostęp do danych pochodzących z usług zewnętrznych, w szczególności:

1. Google

   • logowanie przy użyciu konta Google,
   • Gmail,
   • Google Calendar,
   • Google Analytics,
   • Google Business Profile.

2. W przypadku integracji z Gmail możliwe jest przetwarzanie informacji dotyczących wiadomości e-mail, nadawców, odbiorców, załączników oraz innych danych niezbędnych do realizacji funkcji komunikacyjnych i organizacyjnych dostępnych w Usłudze.

3. Meta

   • Facebook Login,
   • Facebook Pages,
   • Messenger,
   • Instagram,
   • Instagram Messaging.

4. W przypadku integracji z usługami Meta możliwe jest przetwarzanie wiadomości, danych nadawców, treści komunikacji oraz danych związanych z zarządzaniem profilami firmowymi.

5. Inne integracje

6. Usługa może integrować się również z systemami pocztowymi wykorzystującymi protokoły IMAP/SMTP oraz innymi usługami biznesowymi udostępnionymi przez organizację korzystającą z Zoya.

1. Dane mogą być przetwarzane w celu:

   • świadczenia Usługi,
   • zarządzania kontami użytkowników,
   • obsługi komunikacji biznesowej,
   • synchronizacji danych pomiędzy systemami,
   • zapewnienia bezpieczeństwa Usługi,
   • prowadzenia analiz i statystyk,
   • realizacji obowiązków prawnych,
   • dochodzenia lub obrony roszczeń,
   • rozwijania oraz ulepszania funkcjonalności Usługi.

1. Wybrane funkcjonalności Zoya mogą wykorzystywać modele sztucznej inteligencji do analizy danych dostarczonych przez użytkowników.

2. W przypadku korzystania z funkcji opartych o sztuczną inteligencję dane przekazywane do analizy są ograniczane do zakresu niezbędnego do realizacji danej funkcjonalności oraz podlegają procesom minimalizacji i anonimizacji tam, gdzie jest to technicznie możliwe.

3. Dane nie są wykorzystywane do trenowania własnych modeli sztucznej inteligencji przez Administratora.

1. Zoya korzysta z interfejsów Google API zgodnie z wymaganiami Google API Services User Data Policy, w tym wymaganiami dotyczącymi Limited Use.

2. Dane pozyskiwane za pośrednictwem Google API są wykorzystywane wyłącznie do realizacji funkcjonalności udostępnionych użytkownikowi w ramach Usługi.

3. Dane pozyskane z Google Workspace APIs nie są sprzedawane podmiotom trzecim.

4. Dane pozyskane z Google Workspace APIs nie są wykorzystywane do tworzenia profili reklamowych ani do kierowania reklam.

5. Dane pozyskane z Google Workspace APIs nie są udostępniane podmiotom trzecim z wyjątkiem sytuacji niezbędnych do świadczenia Usługi, zapewnienia bezpieczeństwa, spełnienia wymogów prawnych lub za zgodą użytkownika.

1. Zoya korzysta z interfejsów Google API i przetwarza dane użytkowników zgodnie z wymaganiami Google API Services User Data Policy, w tym zasadami Limited Use.

2. Dane uzyskane za pośrednictwem Google Workspace APIs są wykorzystywane wyłącznie w celu świadczenia i rozwijania funkcjonalności dostępnych w ramach Usługi, zgodnie z instrukcjami użytkownika lub organizacji korzystającej z Usługi.

3. W szczególności dane pozyskane z Google Workspace APIs:

   • nie są wykorzystywane do wyświetlania reklam użytkownikom,
   • nie są wykorzystywane do tworzenia, wzbogacania ani profilowania użytkowników na potrzeby reklamowe,
   • nie są sprzedawane podmiotom trzecim,
   • nie są udostępniane podmiotom trzecim, z wyjątkiem sytuacji niezbędnych do świadczenia Usługi, zapewnienia bezpieczeństwa, przestrzegania obowiązujących przepisów prawa lub za wyraźną zgodą użytkownika,
   • nie są wykorzystywane do trenowania ogólnych modeli sztucznej inteligencji, modeli uczenia maszynowego ani innych modeli przeznaczonych do zastosowań niezwiązanych bezpośrednio ze świadczeniem funkcjonalności Usługi na rzecz użytkownika.

4. Jeżeli funkcjonalności Usługi wykorzystują technologie sztucznej inteligencji lub uczenia maszynowego, przetwarzanie danych pochodzących z Google Workspace APIs odbywa się wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji funkcji żądanych przez użytkownika, takich jak organizacja komunikacji, wyszukiwanie informacji, automatyzacja procesów biznesowych, klasyfikacja danych lub generowanie podsumowań.

5. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych pozyskiwanych za pośrednictwem Google Workspace APIs przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą lub ujawnieniem.

1. Administrator może korzystać z usług podmiotów przetwarzających dane, w szczególności:

   • Amazon Web Services (AWS),
   • Google Cloud,
   • OpenAI,
   • Stripe,
   • Mailgun,
   • SerwerSMS,
   • SMSAPI,
   • KSeF,
   • dhosting,
   • Meta Platforms,
   • innych dostawców infrastruktury i usług niezbędnych do świadczenia Usługi.

2. Podmioty te przetwarzają dane wyłącznie na podstawie odpowiednich umów oraz obowiązujących przepisów prawa.

1. Podstawowa infrastruktura Usługi znajduje się w centrach danych Amazon Web Services zlokalizowanych na terenie Unii Europejskiej (Frankfurt, Niemcy).

2. W związku z korzystaniem z niektórych usług zewnętrznych dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz odpowiednimi mechanizmami zabezpieczającymi.

1. Dane przechowywane są przez okres korzystania z Usługi przez organizację będącą klientem Zoya.

2. Usunięcie danych użytkownika następuje po podjęciu odpowiedniej decyzji przez administratora organizacji korzystającej z Usługi lub po zakończeniu świadczenia usług na rzecz organizacji.

3. Administrator może przechowywać część danych przez okres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do ochrony przed roszczeniami.

1. Osobom, których dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z obowiązujących przepisów prawa, w szczególności:

   • prawo dostępu do danych,
   • prawo sprostowania danych,
   • prawo usunięcia danych,
   • prawo ograniczenia przetwarzania,
   • prawo wniesienia sprzeciwu,
   • prawo do przenoszenia danych,
   • prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.

2. Wnioski dotyczące realizacji praw powinny być kierowane do administratora organizacji korzystającej z Usługi lub bezpośrednio do Administratora.

1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, modyfikacją lub ujawnieniem.

1. Usługa przeznaczona jest wyłącznie dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą oraz osób działających w imieniu takich podmiotów.

2. Usługa nie jest przeznaczona dla osób poniżej 18 roku życia.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem:

FK8 Filip Kokoszyński
ul. Tamka 13, 05-830 Walendów, Polska

E-mail: kontakt@zoyaspace.com